Ville de Granby
Remplacement de congé de maternité, environ 12 mois
Horaire du lundi au vendredi de jour (heure à déterminer)

Responsabilités
Les secrétaires effectuent le premier contact avec les patients, que ce soit via téléphone ou en les accueillant directement en clinique. Elles doivent s’assurer de le faire avec le sourire et une approche exceptionnelle. Elles sont responsables de toute l’administration des documents, dossiers patients, de la facturation et des suivis administratifs entourant les opérations de la clinique dentaire.

Fonctions principales :
• Accueillir les patients, valider la nature des traitements du jour, leur expliquer le déroulement de leur visite de manière courtoise, professionnelle et empathique.
• Valider toutes les coordonnées du dossier patient; adresse, tel, courriel, assurances…
• Remettre les questionnaires aux patients pour qu’ils en prennent connaissance et appose leur signature.
• Fixer et confirmer les rendez-vous des patients en optimisant les salles
• Prise des appels, courriers et courriels en cliniques, en guidant les patients ou en transmettant les messages aux collègues ou dentistes concernés.
• Saisir les données à l’ordinateur, archiver les rapports ou correspondances de chaque dossier.
• Classez les dossiers patients, qui nous ont visités dans les derniers 5 ans
• Faire la destruction des dossiers de plus de 5 ans, selon les critères de l’ODQ
• Faire le suivi des comptes-recevables de la clinique
• S’assurer de la propreté de la réception et de la salle d’attente, selon les normes d’asepsie, la désinfection des surfaces et lavage des mains.
• Effectuer la facturation selon les services offerts
• Effectuer les estimés auprès des assurances des patients.
• Effectuez les rappels de rendez-vous
• Faire inventaire de papeterie et les commande
• Former en encadrer les nouveaux employés s’il y a lieu, en ce qui attrait à l’utilisation des logiciel et mode de travail de la clinique.
• Définir une routine et mode de fonctionnement avec le chef clinique et le mettre en application.
• Effectuez, s’il y a lieu, toutes autres tâches connexes dans la clinique pour en assurer le bon roulement.

Qualifications :
• Bilinguisme requis
• Formation comme secrétaire dentaire un atout

Compétences pour le poste:
• Entregent
• Bonne communication
• Sens de l’organisation
• Être confortable avec l’informatique et les outils technologiques
• Aimer le travail d’équipe
• Discrétion et confidentialité